事務・事務系スペシャリスト
一般事務、庶務
- コツコツやるのが好き
- 人の役に立ちたい
どんなお仕事？
■伝票処理から電話応対、資料作成までテキパキこなすオフィスのマルチプレーヤー一般事務は庶務とも呼ばれ、電話応対、来客対応、伝票処理、小口金管理、ファイリング、書類・資料作成、データ入力…とオフィスの様々な業務を一手に引き受ける仕事。総務事務との違いは、総務が会社・組織全体の業務を行うのに対して、一般事務（庶務）は、各部門に所属し、その部門内の事務業務を担当します。
仕事内容をもっと詳しくDetail
【主な仕事】一般事務（庶務）の業務領域は企業によって異なります。ここでは一般的な仕事内容をご説明します。
［1］電話応対／電話がなったら、2コール以内で電話をとるのが基本。的確に用件を伺って、間違いがないよう復唱します。用件によって、対象の社員に電話をつないだり、頂いた質問への対応をしたり、不在の社員に連絡をとったり…。他の業務をしながらの電話応対には高度な業務処理能力が求められます。
［2］来客応対／来客時に、受付で対応し、必要な部屋へご案内。対象者に連絡をし、お茶をだしたりします。
［3］伝票処理／営業が契約した申込書などの伝票処理を行います。受注を管理しているシステムにアクセスして、伝票内容を正確に入力。何度も確認しながら、ミスのないように進めます。
［4］書類・資料作成／FAX送信表や社内の座席・内線表、作業手順の書類…と、社内の業務が円滑に進むように、気付いた書類を作成。売上数字の詳細を表計算して、グラフ化し、報告書類としてまとめるといった、営業事務的な仕事を担当することもあります。書類作成においては、どういった使われ方をするのかによって、創意工夫することが重要。各書類のファイリングも大切な業務です。
［5］外出・備品・小口金管理、他／社内の郵便物を郵送したりと、ちょっとした外出もあります。コピー用紙、トナー、名刺といった備品の発注も手配。営業活動の交通費清算など、小口金の管理も行います。コピーをとったり、応接室・給湯室清掃などの、雑務を担当することもあります。
やりがいは？Worth
★伝票処理を迅速に処理する…など、自分なりの業務効率を図ることで、営業担当、経理担当…などの関係者の業務も効率化することになります。社員からありがとうと言われると、モチベーションも上がります。
★「『電話対応してくれる方がとても感じがいい！』とお客様に言われましたよ」…など、社外からの評価もうれしいものです。
必要な能力・スキルAbility & Skill
●ビジネスマナー
●ホスピタリティー
●高い事務処理能力、正確性
●エクセル・ワードなどのOAスキル
電話・来客応対では敬語をはじめとするビジネスマナーが問われます。OA入力をしながら、電話にも素早くでるといった作業を並列でこなし、しかもミスなく、速く処理するといった高い事務処理能力が求められます。間違やすい手順を掲示する、電話応対の際の相手への提案、…など、ちょっとしたホスピタリティーがあれば、デキル人材として評価も高まります。また、エクセル・ワードなどのOAスキルも必要です。
給与の目安は？Emolument
■月収16万～40万円
※正・契約社員、派遣・パートと雇用形態が多様な職種です。
仕事で関わるヒトRelation
●社内／営業担当など、部署内の全社員、総務・人事部
●社外／備品発注先業者、お客様（電話応対にて）
どうやったらなれる？To become
一般事務（庶務）に必須の資格はありませんが、エクセル・ワードなどのＯＡスキルがあると有利です。高校・短大・専門・大学卒業後、就職し、一般事務に配属されます。人材派遣会社に登録し、派遣社員として活躍している人も多いですね。
【関連する資格】
●日商簿記
●マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
