事務・事務系スペシャリスト
秘書
- 人と接するのが好き
- コツコツやるのが好き
- 人の役に立ちたい
どんなお仕事？
■経営トップの仕事の効率を高めるために全面的にバックアップ社長や重役などの企業経営トップや医師、大学教授、政治家、弁護士などのスペシャリストが、それぞれの専門分野に集中できるように、専門以外の雑務を一手に引き受けて代行するのが秘書の仕事。主な業務はスケジュール管理、書類作成、社内外への連絡、電話応対、各種手配などです。来客時には同席することもあるので、正しいビジネスマナーや事務処理能力はもちろんのこと、トラブル時の柔軟な対応や細やかな気配りが秘書には求められます。
仕事内容をもっと詳しくDetail
【主な仕事】
企業トップなら経営のこと、医師は治療や最新医療情報の習得、大学教授は研究…と要人と呼ばれる職責の方にはそれぞれ特化した専門分野があります。もし秘書がいなければ、細かなスケジュール調整、コピーや書類作成、電話応対といった雑務も自分自身でこなすことになり、最も重要な専門分野に専念できなくなります。ですから秘書は企業経営や医療現場、画期的な研究、法廷、政治をがっちりと裏で支える重要な仕事なのです。
※以下、要人を社長として説明します。ご了承ください。
［1］メール・手紙・FAXチェック／
出社後はまず社長の１日のスケジュールを確認し、社長宛のメールや手紙、FAXをチェック。重要度や緊急度で分類した上で、必要なものを社長に引き継ぎます。
［2］スケジュール管理・手配／
多くの方とのアポイント、会議、講演、出張の予定が入りますので、そのスケジュール管理をミスなく進めます。さらに必要な場所を確保し、交通チケット手配、レストランの予約などもこなします。
［3］準備・書類作成／スケジュールにそって、必要なものを確認。例えば、取材なら事前に広報部に連絡し、取材骨子をまとめた書類作成を依頼。取材時の社長の服装なども確認します。会議の場合は議題にあわせ情報を収集し、最適な書類を作成します。
［4］社内外への連絡／例えば取引先も交えた会議の場合などは、他の役員や広報、各セクションの責任者といった社内への連絡、さらに取引先へのアポイント確認も行います。あらゆるスケジュールにはこうした連絡がつきもの。電話やメール、FAXを駆使して対応します。
［5］来客応対・同席／来客時の対応はもちろん、時には同席も求められます。商談内容を素早くメモし、議事録にまとめます。外資系企業の場合は同時通訳を秘書が兼ねるケースもあります。
［6］電話応対／社内の各セクションや取引先からの電話連絡が入ります。用件を伺って、できる限りその場でお答えするなどして対応し、必要な電話のみ社長に取り次ぎます。
やりがいは？Worth
★自分の頭で求められていることを考え実行したときに「ちょうどこれが必要だったんだ」と言われるとやはりうれしいですね。
★企業のトップシークレットを知ることができます。ただし、秘密厳守は秘書の大原則。口外はご法度です。
★企業秘書なら経営を、医師の秘書なら医療の最前線を、政治家の秘書なら政治の裏舞台を、間近で学ぶことができます。
必要な能力・スキルAbility & Skill
●ホスピタリティ・気配り
●事務処理能力
●コミュニケーション能力
●ミスのない正確性
●ビジネスマナー・身のこなし
秘書はいわばサービス業。「どうすれば社長がもっといい仕事ができるか？」を言われる前に考え、気付き、実行することです。例えば食事を交えた会合では、すべての取引先のリストを作って管理することで、同じレストラン・料亭にお招きすることがないよう心遣いをする。会議では議論の展開まで予測して的確な資料を作成する。こうした気配り・ホスピタリティが秘書には欠かせません。また関係各所への連絡、各手配、書類作成などの広範な業務を同時進行でこなす高い事務処理能力が求められます。さらに秘書には「忘れてた！」は許されません。ささいなスケジュールのミスが多くの取引先をも巻き込み、自社の信頼の失墜につながるからです。また様々な方と接するのでコミュニケーション能力、ビジネスマナーも必須のスキルです。
給与の目安は？Emolument
■年収 約300万円～700万円
※全職種平均より年収は低いといえます。ただしビジネスパートナーとして認められれば年収を大きく伸ばせます。
仕事で関わるヒトRelation
●社長、医師、大学教授、弁護士、政治家など秘書としてサポートする上司
●取引先企業の担当者
●社内の広報、総務といった各セクションの責任者
●社外の各業者
どうやったらなれる？To become
短大・専門学校・大学を卒業後、企業（大学病院、法律事務所、政党、研究機関）に就職して秘書となるか、人材派遣会社に秘書として登録し、派遣されるか、どちらかのケースがほとんどです。また必須ではありませんが、秘書技能検定は秘書にとってメジャーな資格となっています。
【関連する資格】 ●秘書技能検定
●国際秘書検定試験（ＣＢＣ）
●国会議員政策担当秘書試験
