転職研究室|職種別!職務経歴書の書き方/解説&ダウンロード|秘書

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職種別!職務経歴書の書き方、決定版

秘書

「秘書」職務経歴書のポイント

事務的能力、臨機応変さ、細やかな気遣いがどれだけ見えるかがカギ!

秘書は、企業や付く役職ごとに業務内容や範囲が異なります。経験者はグループ秘書か個人秘書かを明確に記載しましょう。業務の幅は広いですが、営業職のように明確な数値で示せる業務は多くありません。「どのような責務(仕事)の人に付く秘書か」「(その)秘書に求められる能力やスキルは何か」をよく研究し、求められている人物像と書類から読み取れる自身のイメージが一致する書き方を心がけてください。また、秘書として何ができて、どの程度の広い視野や意識を持って物事に対応できるかが分かるよう、経験業務の欄で具体的に示しましょう。簡潔なエピソードを添えるのも効果的です。秘書業務に関連した資格があると、スキルを可視化できます。正確性や丁寧さ、細やかな気遣いのセンスが問われる職種です。職務経歴書の書き方に仕事能力も表れるため、最終チェックは念入りにしてください。

「秘書」職務経歴書 見本/サンプル

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職務経歴書

20XX年X月X日現在
山田 太郎

■職務概要

新卒で正社員として、〇〇株式会社に入社し、営業事務を経て海外営業部長秘書を4年間、専務取締役の秘書を担当して3年になります。スケジュール管理、出張や会議の手配などの秘書業務全般、会議や会談に際しての事前資料の作成や通訳も務めてきました。

■職務経歴

<会社概要>

株式会社○○○○○○○○(在籍期間:20XX年X月X日~現在)

●事業概要:電子機器開発、製造、販売事業、輸出入事業
●設立:20XX年 資本金:XXX億円 ●従業員:XXX名
●上場区分:未上場  ●売上:XXX億XX万円(20XX年度) ●年商:XXX億円

期間 業務内容
20XX年X月~
20XX年X月

【営業部 営業事務】

営業担当8名の営業サポート業務を担当

  • 営業レポートを集計し、部長へ報告(毎週)
  • チームメンバーの勤怠管理、報告(毎週)
  • 売上を集計し、経理へ報告(毎月)
  • 顧客情報入力、管理業務(管理システム)
  • 見積書、請求書、発注書作成、発行(管理システム)
  • 営業担当の経費精算・処理業務
  • お客様からの問い合わせ対応
  • 営業アポイントメント獲得に向けた補佐業務
  • 顧客訪問する担当者のスケジュール調整
  • 営業企画のプレゼン資料作成サポート
  • 顧客への提案資料の作成
  • 営業担当者会議のアレンジと資料準備

各営業担当者の苦手とする部分を把握し、カバーできることを常に探しながら行動しました。 また、経費関連、文書や資料のやり取りも、営業担当の事務的な作業負担が軽くなるよう努めました。

20XX年X月~
20XX年X月

-秘書課へ異動-

【秘書業務全般】

  • スケジュール管理
  • 国内外出張手配 (フライト、宿泊、車、出張先担当者とのやり取り)
  • 各種経費処理
  • 社内外文書作成(日・英)
  • 国内外からの電話、来客の対応
POINT
項目の途中で改ページすることがないようにレイアウトを調整してください。
20XX年X月~
20XX年X月

【海外営業部長 秘書】

秘書課より2名体制

  • 海外5拠点のマネージャー会議の手配・準備
  • 会議議事録作成・管理
  • 海外取引先訪問手配、同行
  • 営業実績・戦略レポート作成(毎月)
  • 部門長会議資料作成
  • 部門内の連絡事項の周知(イントラネット及びメール)

部長の訪問や出張が多く、オフィス内にいる時間が少なかったので、密にコンタクトを取り、要点を強く意識して、簡潔な伝達をするように心がけました。データや文書作成では、独自にチェックシートを作成してミスを防止しました。

20XX年X月~
現在

【専務取締役 秘書】

1名で担当

  • 社内外からのアポイントメントの受付と調整
  • 会食アレンジ、送迎の手配
  • 会議や来客時の通訳
  • 英語文書・資料の翻訳
  • 会議や会談前の情報収集、資料にて報告
  • 取締役会、経営会議の資料作成
  • 経営状況レポート作成(月次)
  • 郵便物やメール(日・英)の対応
  • お礼状作成

通訳や翻訳がよりスムーズになるよう、時間の許す限り専務とコミュニケーションを取っています。社外のステータスの高い方々とお会いする機会も多いので、業界以外の知識にも積極的に目を向けるようにしています。

■自己PR

POINT
  • 仕事を通じて「経験したこと」「仕事を行う上で意識してきたこと」「仕事のスタイル」を記述します。
  • 今後チャレンジしたいこと、強化したい分野など、入社後の目的、目標を明記します。
  • (補足)

  • アピールポイントは1行程度、エピソードや具体例は3~5行以内だと、端的で読みやすくなります。
    少し長くなる場合は、冗長にならないよう1段落3~5行程度にすると、要点がまとまった印象になります。
  • 今後の方向性や目標が明確な方は、記載するといいでしょう。
  • コミュニケーション能力・調整力・社内を巻き込む力・信頼関係構築力といったスキルは、エピソード、実績とともにアピールしてください。

営業担当者や役員の方が、本来の業務に集中できるよう、先回りした準備を心がけてきました。お客様や会談のお相手など、先方の状況や特徴を踏まえて、やるべきことやできることを見極めて行動、手配しています。予定の急な変更もありますが、状況を俯瞰して優先順位を考え、迅速で的確な調整を行います。

事前に役立つ情報をメールや資料でお送りするため、社内のことはもちろん、業界動向や他分野のビジネスなどの情報収集力を磨いてきました。担当する方々からも、日頃より密に情報を共有していただいており、サポートの際にしっかりと反映できるよう努めています。また、翻訳や通訳、外国人の来客対応なども可能です。

■保有資格

  • 20xx年xx月 日商簿記2級
  • 20xx年xx月 秘書技能検定試験2級
  • 20xx年xx月 CBS(国際秘書)検定プライマリー試験合格
  • 20xx年xx月 TOEIC 900点

■パソコンスキル

  • Excel     (集計・データ管理、関数、マクロ)
  • Word    (社内外文書、レター作成)
  • PowerPoint (営業資料、プレゼン資料、マニュアル作成)
  • Photoshop  (資料用・画像作成)

以上

POINT

文末は「以上」で結ぶのが基本です。レイアウトを工夫し、ページの末尾に大きな余白ができないように心がけてください。

■特記事項

  • 離職期間等、選考上マイナスになりそうな点、懸念に感じられそうな点があれば「■特記事項」の見出しをたてて、事情説明します。
    (転職回数が4回以上の方や、在籍期間1 年以内での転職、半年以上の離職期間 等)
  • 退職理由を記載する場合は、あくまで簡潔に1~2行程度で記載して下さい。
    退職理由は長文になるほどネガティブな内容になりがちです。具体的かつ簡潔に記載しましょう。
    (例:採用時との労働条件相違のため、家族の介護のため、等)
  • 退職理由として「キャリアアップのため」「一身上の都合」は、内容が不明確のため避けた方が良い表現です。
職務経歴書作成ツールがおススメ

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